Отель Панорама
Как организовать конференцию – 7 вещей, о которых нужно помнить
Вам выпало спланировать большое мероприятие бизнес-или научного характера? В таком случае вы должны приложить все усилия, чтобы избежать ситуации, когда что-либо окажется вне вашего контроля! Работа над важным для вас событием может быть сложной, требующей креативности и нестандартного подхода, но, безусловно, будет приносить удовлетворение. Как организовать бизнес-конференцию? Просто помните об этих семи основных советах, которые мы представляем ниже!
Что нужно знать, прежде чем перейти к деталям?
Вы ответственны за приглашение многих людей. Они должны приехать "готовыми", сесть на отведённое место и послушать докладчиков, а также активно участвовать в дискуссиях. Как легко догадаться, организация бизнес-конференций требует эффективной логистики, поэтому, прежде чем назначать даты, тщательно продумайте, каким должен быть план ваших действий. Сколько человек вы хотите пригласить? Вас интересует ближайшая свободная дата или вы готовы ждать несколько месяцев? Хотите заняться всем самостоятельно или нанять event-агентство? Что, где, за сколько, каким образом? Это вопросы, на которые вы должны ответить прежде, чем начать. Вот 7 советов, которые помогут вам всё эффективно организовать!
- Составьте план конференции. Вы должны знать, сколько человек хотите пригласить и как должны быть расставлены столы в конференц-зале и банкетном зале (нужны ли столы или достаточно одних стульев?), а также понадобится ли отдельный банкетный зал или будет лишь короткий, небольшой фуршет. Подумайте, о чем вы будете говорить, выберите докладчиков и определите время их выступлений. Это позволит более-менее оценить, сколько времени продлится встреча и понадобится ли продлить её на два или три дня. Сначала уточните, что для вас важно, а затем ищите компании, которые смогут подстроиться под ваши ожидания со своим предложением.
- Сообщите докладчикам. Именно они являются опорой деловой конференции, поэтому дайте им время подготовить свои выступления – даже несколько месяцев. Найдите уважаемых в отрасли людей, представьте им вашу идею тематики встреч и предложите соответствующее вознаграждение. Прежде чем это сделать, изучите отрасль – почитайте, о чем хотели бы услышать участники, и подстройте формат встреч под них.
- Определите бюджет. Не будем обманывать себя, деньги позволят организовать деловую конференцию с размахом и заработать на ней благодаря платным входным билетам. Постарайтесь найти спонсоров этого мероприятия и уточните, сколько вы готовы потратить. Вы можете попытаться увеличить количество мест для участников, а также поискать объект, который пойдет вам навстречу, снизив цену в обмен на бронирование конкретного количества ночевок или заказ кейтеринга.
- Определите дату и место. Одно связано с другим, поскольку для организации деловой, торговой или пресс-конференции нужно выбрать подходящий зал, и он должен быть свободен в нужное время. Хорошим выбором будет выбор отеля, который располагает не только внушительной конференц-базой, ночлегом, но и возможностью организовать кейтеринг на месте. Стоит уточнить, сколько номеров будет доступно в эту дату, чтобы предложить участникам проживание в цене входного билета.
- Подумайте о кейтеринге. Несмотря на кажущуюся мелочь, это важно, так как участники, которые собираются много часов обучаться в своей отрасли, уже через час-два почувствуют голод. Нельзя допустить, чтобы они покидали зал в поисках закусок – это создаст впечатление хаоса. Организация конференции – это, среди прочего, составление расписания с докладами и перерывами – на кофе или фуршет, а также торжественный банкет в конце мероприятия. Выбирая мероприятие в отеле, вы уверены, что вся еда может быть приготовлена на месте шеф-поваром и доставлена в конкретное время – свежей и отлично подготовленной.
- Не забудьте о продвижении! Организация деловых и других конференций связана с необходимостью получить предварительные заявки от людей, заинтересованных купить билет. Поэтому нужно распространить информацию о событии – размещая рекламу в соцсетях, публикуя объявления на профильных порталах, передавая информацию по сарафанному радио или даже звоня с приглашениями потенциально заинтересованным компаниям.
- Сотрудничайте с опытным организатором мероприятий в выбранном отеле. Очень важно быть самостоятельным в своей работе, но также знать, когда обратиться за поддержкой. Человек, ответственный за проведение деловых конференций в данном отеле, лучше всего знает, какими залами и оборудованием располагает объект, у каких мест сильные и слабые стороны и как справиться с возможными проблемами, которые могут возникнуть во время. Наладьте сотрудничество и будьте открыты к предложениям. Держите руку на пульсе с начала до конца!
Работа организатора конференций любого типа в основном заключается в телефонных звонках, просмотре каталогов и предложений в интернете, ведении переговоров по ценам, информировании о мероприятии и принятии решений. Это очень широкий круг обязанностей, но их выполнение приносит массу удовлетворения! Чтобы все прошло по плану, нужно держать руку на пульсе. Это значит – не бойтесь звонить, уточнять, просить подтвердить прибытие, напоминать спонсорам о сроках принятия решений, договариваться о дегустации кейтеринга или лично поехать в отель, чтобы узнать, какие возможности предоставляет объект. Как организовать такое мероприятие эффективно? В первую очередь – планируя, чем больше деталей вы запишете, тем лучше!
Стоит ли организовывать отраслевые конференции?
Это задание требует креативности, а также навыков планирования и знания маркетинга. Вы должны знать, какие темы могут заинтересовать потенциальных участников, а также кто из спикеров будет уважаем в отрасли и кто привлечет своей присутствием потенциальных покупателей билетов. Определенно организация бизнес-конференций — это не простая, но очень удовлетворяющая задача. Она позволяет расширить круг знакомств, отработать навыки ведения переговоров и зарекомендовать себя как человек, который умеет эффективно разруливать кризисные ситуации. Если мероприятие приносит прибыль и удовлетворение — значит, его определенно стоит инвестировать!
Почему стоит выбрать гостиничные предложения для проведения конференций?
Чем крупнее мероприятие, тем сложнее найти зал конкретного размера, нужное количество стульев и правильное звуковое оборудование, которое удовлетворит потребности. Более того, может быть трудно найти возможность остановки в ближайшей округе – а вы должны учитывать, что многие люди решат приехать на мероприятие издалека, поэтому, вероятно, будут заинтересованы в ночлеге. Как организовать бизнес-конференцию, которая подойдет всем? Сделайте ставку на проверенное предложение отелей, расположенных в живописных местах – таких, где есть много чего посмотреть в свободное время после завершения всех презентаций. Кроме того, у них есть собственная база для проживания и кейтеринга, что значительно облегчает логистику и может повлиять на снижение затрат на мероприятие!
Выберите конференцию в отеле за городом и наслаждайтесь преимуществами этого решения!
Нельзя скрывать, что помимо возможности обмена мнениями и опытом среди специалистов отрасли, организация конференции также служит для зарабатывания денег. Если вы все правильно спланируете заранее и шаг за шагом будете реализовывать свои замыслы, вам обязательно удастся привлечь к себе толпы. Сделайте ставку на каплю креативности и дайте ей проявиться, и вы обязательно привлечете на свое мероприятие людей, благодаря которым добьетесь успеха! Помните — чем больше усилий вы в это вложите, тем более удовлетворительным будет результат вашей работы. Воспользуйтесь нашими семью советами по проведению мероприятий и сделайте все возможное, чтобы они были успешными!