Przypadło Ci w udziale zaplanowanie dużego spotkania o charakterze biznesowym lub naukowym? W takim razie musisz dać z siebie wszystko i nie dopuścić do sytuacji, w której cokolwiek znajdzie się poza Twoją kontrolą! Praca nad ważnym dla Ciebie wydarzeniem może być trudna, wymagająca kreatywności i nieszablonowego podejścia, ale z pewnością będzie satysfakcjonująca. Jak zorganizować konferencję biznesową? Wystarczy pamiętać o tych siedmiu podstawowych radach, które prezentujemy poniżej!
Jesteś odpowiedzialny za zaproszenie wielu osób. Powinny one przyjechać "na gotowe", usiąść w wyznaczonym miejscu i wysłuchać prelegentów, a także aktywnie uczestniczyć w dyskusjach. Jak łatwo się domyślić, organizacja konferencji biznesowych wymaga sprawnej logistyki, dlatego zanim zaczniesz umawiać terminy, zastanów się dokładnie, jaki powinien być plan Twojego działania. Ile osób chcesz zaprosić? Czy interesuje Cię najbliższy wolny termin, czy też jesteś w stanie poczekać nawet kilka miesięcy? Chcesz zająć się wszystkim samodzielnie, czy też zatrudnić firmę eventową? Co, gdzie, za ile, w jaki sposób? To pytania, na które musisz sobie odpowiedzieć, zanim ruszysz. Oto 7 podpowiedzi, dzięki którym będzie Ci łatwiej dopiąć wszystko na ostatni guzik!
Praca organizatora konferencji wszelkiego typu polega głównie na telefonowaniu, przeglądaniu katalogów i ofert w internecie, negocjowaniu cen, informowaniu o wydarzeniu oraz podejmowaniu decyzji. To bardzo szeroki zakres obowiązków, ale ich wykonanie daje mnóstwo satysfakcji! Aby wszystko poszło zgodnie z ustalonym planem, musisz trzymać rękę na pulsie. To znaczy – nie bój się dzwonić, upewniać, prosić o potwierdzenie przybycia, przypominać sponsorom o terminie podjęcia decyzji, umawiać się na degustację cateringu, czy pojechać osobiście do hotelu, by sprawdzić, jakie są możliwości tego obiektu. Jak zorganizować takie wydarzenie sprawnie? Przede wszystkim planując – im więcej detali zapiszesz, tym lepiej!
To zadanie wymaga kreatywności, ale też zdolności planowania i znajomości marketingu. Musisz wiedzieć, jakie tematy mogą zainteresować potencjalnych uczestników oraz którzy prelegenci będą osobami cenionymi w branży, i którzy przyciągną swoją obecnością potencjalnych nabywców biletów. Zdecydowanie organizacja konferencji biznesowych nie jest łatwym, ale bardzo satysfakcjonującym zadaniem. Pozwala rozszerzyć swój krąg znajomości, przećwiczyć umiejętności negocjacyjne i sprawdzić się jako osoba, która sprawnie gasi pożary. Jeśli event przynosi zysk i zadowolenie – to z pewnością jest wart tego, by w niego zainwestować!
Im większe jest wydarzenie, tym trudniej o konkretnej wielkości salę, ilość krzeseł czy właściwe nagłośnienie, które sprosta potrzebom. Co więcej, może być też trudno o możliwość przenocowania w najbliższej okolicy – a musisz wziąć pod uwagę, że wiele osób zdecyduje się przyjechać na event z daleka, dlatego pewnie będą zainteresowane noclegiem. Jak zorganizować konferencję biznesową, która będzie odpowiadała wszystkim? Postawić na sprawdzoną ofertę hoteli znajdujących się w urokliwych miejscach – takich, w których jest wiele do obejrzenia w wolnym czasie, po zakończeniu wszystkich prelekcji. Poza tym dysponują one własną bazą noclegową i cateringową, co znacznie ułatwia logistykę, a także może mieć wpływ na obniżenie kosztów wydarzenia!
Nie da się ukryć, że poza możliwością wymiany poglądów i doświadczeń wśród osób z branży, organizacja konferencji służy również zarabiania pieniędzy. Jeśli zaplanujesz wszystko z odpowiednim wyprzedzeniem i punkt po punkcie będziesz realizować swoje zamierzenia, z pewnością uda Ci się przyciągnąć do siebie tłumy. Postaw na odrobinę kreatywności i pozwól, jej zadziałać, a z pewnością ściągniesz na swoje wydarzenie osoby, dzięki którym osiągniesz sukces! Pamiętaj – im więcej wysiłku w to włożysz, tym bardziej satysfakcjonujący będzie efekt Twojej pracy. Skorzystaj z naszych siedmiu podpowiedzi dotyczących realizacji eventów i zrób wszystko, co w Twojej mocy, by były one udane!