Hotel Panorama
Jak zorganizować konferencję – 7 rzeczy, o których trzeba pamiętać
Przypadło Ci w udziale zaplanowanie dużego spotkania o charakterze biznesowym lub naukowym? W takim razie musisz dać z siebie wszystko i nie dopuścić do sytuacji, w której cokolwiek znajdzie się poza Twoją kontrolą! Praca nad ważnym dla Ciebie wydarzeniem może być trudna, wymagająca kreatywności i nieszablonowego podejścia, ale z pewnością będzie satysfakcjonująca. Jak zorganizować konferencję biznesową? Wystarczy pamiętać o tych siedmiu podstawowych radach, które prezentujemy poniżej!
O czym musisz wiedzieć, zanim zabierzesz się za konkrety?
Jesteś odpowiedzialny za zaproszenie wielu osób. Powinny one przyjechać "na gotowe", usiąść w wyznaczonym miejscu i wysłuchać prelegentów, a także aktywnie uczestniczyć w dyskusjach. Jak łatwo się domyślić, organizacja konferencji biznesowych wymaga sprawnej logistyki, dlatego zanim zaczniesz umawiać terminy, zastanów się dokładnie, jaki powinien być plan Twojego działania. Ile osób chcesz zaprosić? Czy interesuje Cię najbliższy wolny termin, czy też jesteś w stanie poczekać nawet kilka miesięcy? Chcesz zająć się wszystkim samodzielnie, czy też zatrudnić firmę eventową? Co, gdzie, za ile, w jaki sposób? To pytania, na które musisz sobie odpowiedzieć, zanim ruszysz. Oto 7 podpowiedzi, dzięki którym będzie Ci łatwiej dopiąć wszystko na ostatni guzik!
- Ustal plan konferencji. Musisz wiedzieć, ile osób chcesz zaprosić oraz w jaki sposób mają być ustawione stoły na sali konferencyjnej oraz bankietowej (potrzebne będą stoły, czy wystarczą same krzesła?) oraz czy niezbędna okaże się osobna sala bankietowa, a może odbędzie się jedynie krótki, niewielki poczęstunek. Zastanów się, o czym będziecie rozmawiać i wybierz prelegentów oraz określ czas ich wystąpień. To pozwoli Ci mniej więcej oszacować, jak długo będzie trwało spotkanie, i czy zajdzie potrzeba rozciągnięcia go na dwa lub trzy dni. Najpierw doprecyzuj, na czym Ci zależy, a następnie wyszukuj firm, które są w stanie dopasować się do Twoich oczekiwań ze swoją ofertą.
- Poinformuj prelegentów. To oni stanowią filar konferencji biznesowej, dlatego daj im czas, aby mogli przygotować swoje wystąpienia – nawet kilka miesięcy. Znajdź osoby cenione w danej branży, przedstaw im swój pomysł na tematykę spotkań i zaproponuj odpowiednie wynagrodzenie. Zanim to dokonasz, zrób rozeznanie w branży – poczytaj, o czym chcieliby posłuchać uczestnicy i dopasuj charakter spotkań pod nich.
- Określ budżet. Nie oszukujmy się, pieniądze pozwolą Ci na to, by zorganizować konferencję biznesową z rozmachem i tym samym zarobić na niej dzięki płatnym wejściówkom. Postaraj się znaleźć sponsorów tego wydarzenia i doprecyzuj, ile masz do wydania. Możesz starać się zwiększyć liczbę miejsc dla uczestników, a także poszukać obiektu, który pójdzie Ci na rękę, obniżając cenę w zamian za zabukowanie konkretnej liczby noclegów czy zamówienie cateringu.
- Ustal termin i miejsce. Jedno wiąże się z drugim, ponieważ do zorganizowania konferencji biznesowej, handlowej czy prasowej musisz wybrać właściwą salę, a ta musi dysponować wolnym terminem. Dobrym wyborem jest zdecydowanie się na ofertę hoteli, które posiadają nie tylko potężne zaplecze konferencyjne, bazę noclegową, a także możliwość przygotowania cateringu na miejscu. Warto ustalić, ile pokoi będzie w tym terminie dostępnych, aby móc zaoferować uczestnikom nocleg w cenie biletu wstępu.
- Pomyśl o cateringu. Wbrew pozorom nie jest to drobnostka, ponieważ osoby, które zamierzają przez wiele godzin szkolić się w swojej branży, z pewnością już po godzinie czy dwóch poczują głód. Nie możesz dopuścić do tego, by opuszczały salę w poszukiwaniu przekąsek, ponieważ stworzy to wrażenie chaosu. Organizacja konferencji to między innymi przygotowanie planu, który zakłada prelekcje i przerwy – na kawę czy na poczęstunek, a nawet uroczysty bankiet na zakończenie wydarzenia. Wybierając event w hotelu, masz pewność, że całe jedzenie może zostać zrobione na miejscu przez szefa kuchni i dostarczone o konkretnej godzinie – świeże i doskonale opracowane.
- Nie zapomnij o promocji! Organizacja konferencji biznesowych i jakichkolwiek innych wiąże się z koniecznością zdobycia wstępnych deklaracji osób, które będą zainteresowane wykupieniem biletu. Tym samym musisz wypuścić w świat informację o evencie – wykupując reklamy w mediach społecznościowych, publikując ogłoszenia na portalach branżowych, puszczając w obieg wiadomość pocztą pantoflową czy wręcz dzwoniąc z zaproszeniami do potencjalnie zainteresowanych firm.
- Podejmij współpracę z doświadczonym organizatorem eventów w danym hotelu. Bardzo ważne jest, aby być samodzielnym w swojej pracy, ale też wiedzieć, kiedy sięgnąć po wsparcie. Osoba, która jest odpowiedzialna za realizację konferencji biznesowych w danym obiekcie hotelowym, będzie najlepiej wiedziała, jakimi salami czy sprzętem dysponuje, jakie są mocne i słabe strony danego miejsca, i jak zaradzić różnym problemom, które potencjalnie mogą wyniknąć w trakcie. Nawiąż z nią współpracę i bądź otwarty na propozycje. Trzymaj rękę na pulsie od początku do końca!
Praca organizatora konferencji wszelkiego typu polega głównie na telefonowaniu, przeglądaniu katalogów i ofert w internecie, negocjowaniu cen, informowaniu o wydarzeniu oraz podejmowaniu decyzji. To bardzo szeroki zakres obowiązków, ale ich wykonanie daje mnóstwo satysfakcji! Aby wszystko poszło zgodnie z ustalonym planem, musisz trzymać rękę na pulsie. To znaczy – nie bój się dzwonić, upewniać, prosić o potwierdzenie przybycia, przypominać sponsorom o terminie podjęcia decyzji, umawiać się na degustację cateringu, czy pojechać osobiście do hotelu, by sprawdzić, jakie są możliwości tego obiektu. Jak zorganizować takie wydarzenie sprawnie? Przede wszystkim planując – im więcej detali zapiszesz, tym lepiej!
Czy warto organizować konferencje branżowe?
To zadanie wymaga kreatywności, ale też zdolności planowania i znajomości marketingu. Musisz wiedzieć, jakie tematy mogą zainteresować potencjalnych uczestników oraz którzy prelegenci będą osobami cenionymi w branży, i którzy przyciągną swoją obecnością potencjalnych nabywców biletów. Zdecydowanie organizacja konferencji biznesowych nie jest łatwym, ale bardzo satysfakcjonującym zadaniem. Pozwala rozszerzyć swój krąg znajomości, przećwiczyć umiejętności negocjacyjne i sprawdzić się jako osoba, która sprawnie gasi pożary. Jeśli event przynosi zysk i zadowolenie – to z pewnością jest wart tego, by w niego zainwestować!
Dlaczego warto postawić na ofertę hoteli w zakresie konferencji?
Im większe jest wydarzenie, tym trudniej o konkretnej wielkości salę, ilość krzeseł czy właściwe nagłośnienie, które sprosta potrzebom. Co więcej, może być też trudno o możliwość przenocowania w najbliższej okolicy – a musisz wziąć pod uwagę, że wiele osób zdecyduje się przyjechać na event z daleka, dlatego pewnie będą zainteresowane noclegiem. Jak zorganizować konferencję biznesową, która będzie odpowiadała wszystkim? Postawić na sprawdzoną ofertę hoteli znajdujących się w urokliwych miejscach – takich, w których jest wiele do obejrzenia w wolnym czasie, po zakończeniu wszystkich prelekcji. Poza tym dysponują one własną bazą noclegową i cateringową, co znacznie ułatwia logistykę, a także może mieć wpływ na obniżenie kosztów wydarzenia!
Postaw na konferencję w hotelu za miastem i czerp korzyści z tej decyzji!
Nie da się ukryć, że poza możliwością wymiany poglądów i doświadczeń wśród osób z branży, organizacja konferencji służy również zarabiania pieniędzy. Jeśli zaplanujesz wszystko z odpowiednim wyprzedzeniem i punkt po punkcie będziesz realizować swoje zamierzenia, z pewnością uda Ci się przyciągnąć do siebie tłumy. Postaw na odrobinę kreatywności i pozwól, jej zadziałać, a z pewnością ściągniesz na swoje wydarzenie osoby, dzięki którym osiągniesz sukces! Pamiętaj – im więcej wysiłku w to włożysz, tym bardziej satysfakcjonujący będzie efekt Twojej pracy. Skorzystaj z naszych siedmiu podpowiedzi dotyczących realizacji eventów i zrób wszystko, co w Twojej mocy, by były one udane!