Готель Панорама

1. Визначте план конференції. Потрібно знати, скільки осіб ви хочете запросити, а також як повинні бути розташовані столи в конференц-залі та банкетній залі (чи потрібні столи, чи достатньо лише стільців?) та чи буде необхідна окрема банкетна зала, або ж відбудеться лише короткий, невеликий прийом. Подумайте, про що ви будете говорити, оберіть доповідачів та визначте час їх виступів. Це дозволить приблизно оцінити, скільки триватиме зустріч, і чи буде потрібно розтягнути її на два або три дні. Спершу уточніть, що для вас важливо, а потім шукайте компанії, які зможуть адаптувати свою пропозицію відповідно до ваших вимог.
2. Повідомте доповідачів. Саме вони є основою бізнес-конференції, тому дайте їм час, щоб підготувати свої виступи – навіть кілька місяців. Знайдіть визнаних фахівців у відповідній галузі, озвучте їм вашу ідею щодо тематики зустрічей і запропонуйте відповідну винагороду. Перш ніж це зробити, проведіть дослідження ринку – почитайте, про що учасники хотіли б почути, і адаптуйте характер зустрічей під їхні інтереси.
3. Визначте бюджет. Не варто обманювати себе – гроші дозволять організувати бізнес-конференцію масштабно і, відповідно, заробити на ній завдяки платним квиткам. Постарайтеся знайти спонсорів заходу та уточніть, скільки ви готові витратити. Можна спробувати збільшити кількість місць для учасників, а також пошукати об'єкт, який буде готовий піти вам на зустріч, знижуючи ціну в обмін на бронювання певної кількості ночівель або замовлення кейтерингу.
4. Визначте дату та місце. Одне пов’язано з іншим, оскільки для організації бізнес-, торгової або прес-конференції необхідно обрати відповідну залу, і вона має бути доступною у потрібний термін. Хорошим вибором є пропозиції готелів, які мають не лише потужну конференц-базу, проживання, а й можливість організувати кейтеринг на місці. Варто уточнити, скільки номерів буде доступно в цей час, щоб мати можливість запропонувати учасникам проживання у вартості квитка.
5. Подумайте про кейтеринг. На відміну від очікувань, це не дрібниця, оскільки ті, хто планує декілька годин навчатися у своїй галузі, безумовно після години чи двох відчують голод. Не можна дозволити, щоб вони залишали залу в пошуках перекусів, адже це створить відчуття хаосу. Організація конференції – це, серед іншого, підготовка плану, що передбачає доповіді та перерви – на каву чи прийом їжі, а також урочистий банкет на завершення заходу. Обираючи подію в готелі, ви можете бути впевнені, що вся їжа буде приготовлена на місці шеф-кухарем і доставлена в потрібний час – свіжа та ретельно продумана.
6. Не забувайте про промоцію! Організація бізнес-конференцій та будь-яких інших заходів пов'язана з необхідністю отримати попередні заявки від осіб, які зацікавлені придбати квиток. Відповідно, необхідно розповсюдити інформацію про захід – розміщуючи рекламу в соціальних мережах, публікуючи оголошення на галузевих порталах, поширюючи інформацію сарафанним радіо або навіть телефонуючи з запрошеннями потенційно зацікавленим компаніям.
7. Співпрацюйте з досвідченим організатором заходів у конкретному готелі. Дуже важливо бути самостійним у своїй роботі, але також знати, коли звернутися за підтримкою. Особа, відповідальна за проведення бізнес-конференцій у готельному комплексі, найкраще знає, якими залами та обладнанням володіє, які сильні та слабкі сторони місця, і як розв’язати різноманітні проблеми, які можуть виникнути під час заходу. Налагодьте з нею співпрацю і будьте відкриті до пропозицій. Тримайте руку на пульсі від початку до кінця!

Робота організатора конференцій будь-якого типу полягає головним чином у телефонних дзвінках, перегляді каталогів та пропозицій в інтернеті, веденні переговорів про ціни, інформуванні про захід та прийнятті рішень. Це дуже широкий спектр обов'язків, але їх виконання приносить багато задоволення! Щоб все пройшло за встановленим планом, потрібно тримати руку на пульсі. Це означає – не бійтеся дзвонити, уточнювати, просити підтвердження присутності, нагадувати спонсорам про термін прийняття рішення, домовлятися про дегустацію кейтерингу чи особисто поїхати до готелю, щоб перевірити, які можливості пропонує цей об’єкт. Як організувати таку подію успішно? Перш за все, плануючи – чим більше деталей ви запишете, тим краще!