Hotel Panorama
Come organizzare una conferenza – 7 cose da ricordare
Ti è stato affidato il compito di pianificare un grande incontro di carattere business o scientifico? Allora devi dare il massimo e non permettere che nulla sfugga al tuo controllo! Lavorare su un evento importante per te può essere difficile, richiede creatività e un approccio originale, ma sarà sicuramente gratificante. Come organizzare una conferenza aziendale? Basta ricordare questi sette consigli fondamentali che presentiamo qui di seguito!
Cosa devi sapere prima di passare ai dettagli?
Sei responsabile dell'invito di molte persone. Dovrebbero arrivare "pronti", sedersi nel posto assegnato e ascoltare i relatori, oltre a partecipare attivamente alle discussioni. Come puoi facilmente intuire, l'organizzazione di conferenze aziendali richiede una logistica efficiente, quindi prima di iniziare a fissare le date, rifletti attentamente su quale dovrebbe essere il tuo piano d'azione. Quante persone vuoi invitare? Ti interessa la data più vicina disponibile o sei disposto ad aspettare anche diversi mesi? Vuoi occuparti di tutto da solo o assumere una società di eventi? Cosa, dove, a quale prezzo, in che modo? Sono domande a cui devi rispondere prima di partire. Ecco 7 consigli che ti aiuteranno a chiudere tutto in bellezza!
- Stabilisci il piano della conferenza. Devi sapere quante persone vuoi invitare e in che modo devono essere sistemati i tavoli nella sala conferenze e nella sala banchetti (saranno necessari i tavoli o basteranno solo le sedie?) e se sarà necessaria una sala banchetti separata o se si terrà solo un breve e piccolo rinfresco. Rifletti su cosa parlerete e scegli i relatori, definendo la durata dei loro interventi. Questo ti permetterà di stimare più o meno quanto durerà l'incontro e se sarà necessario estenderlo a due o tre giorni. Prima definisci cosa è importante per te e poi cerca aziende che possano adattare la loro offerta alle tue aspettative.
- Informa i relatori. Sono loro la colonna portante della conferenza aziendale, quindi concedi loro tempo per preparare i loro interventi – anche alcuni mesi. Trova persone rispettate nel settore, presenta loro la tua idea sul tema degli incontri e offri una remunerazione adeguata. Prima di fare ciò, informati nel settore – leggi ciò che i partecipanti vorrebbero ascoltare e adegua il carattere degli incontri a loro.
- Definisci il budget. Non illudiamoci, i soldi ti permetteranno di organizzare una conferenza aziendale in grande stile e allo stesso tempo guadagnare vendendo i biglietti a pagamento. Cerca di trovare sponsor per l'evento e definisci quanto puoi spendere. Puoi cercare di aumentare il numero di posti per i partecipanti e cercare una struttura che ti agevoli abbassando il prezzo in cambio di una prenotazione di un numero specifico di pernottamenti o dell’ordine del catering.
- Stabilisci data e luogo. Uno è legato all'altro, perché per organizzare una conferenza aziendale, commerciale o stampa devi scegliere la sala giusta che abbia disponibilità per quella data. Una buona scelta è sicuramente optare per l'offerta di hotel che hanno non solo un grande centro congressi, ma anche un’area pernottamento e la possibilità di preparare il catering in loco. Vale la pena verificare quanti camerate saranno disponibili in quella data per poter offrire ai partecipanti il pernottamento incluso nel prezzo del biglietto.
- Pensa al catering. Contrariamente a quanto si pensa, non è una cosa da poco, perché le persone che intendono formarsi per molte ore nel loro settore senz’altro dopo un’ora o due sentiranno fame. Non puoi permettere che escano dalla sala in cerca di snack poiché questo creerebbe un’impressione di disordine. L’organizzazione della conferenza include anche la pianificazione di interventi e pause – per il caffè o un rinfresco, o anche un banchetto solenne per la chiusura dell’evento. Scegliendo un evento in hotel, hai la certezza che tutto il cibo può essere preparato in loco dallo chef e consegnato all’orario previsto – fresco e perfettamente curato.
- Non dimenticare la promozione! L’organizzazione di conferenze aziendali o di altro tipo comporta la necessità di raccogliere dichiarazioni preliminari da persone interessate all’acquisto del biglietto. Perciò devi diffondere l’informazione sull’evento – acquistando pubblicità sui social media, pubblicando annunci sui portali di settore, diffondendo la notizia tramite passaparola o persino chiamando direttamente le aziende potenzialmente interessate.
- Collabora con un organizzatore di eventi esperto nell’hotel. È molto importante essere autonomi nel proprio lavoro, ma anche sapere quando chiedere supporto. La persona responsabile dell’organizzazione delle conferenze aziendali nella struttura alberghiera conosce meglio di chiunque altro le sale e le attrezzature disponibili, quali sono i punti di forza e di debolezza del luogo e come affrontare eventuali problemi che potrebbero sorgere durante l’evento. Collabora con lui e sii aperto alle proposte. Tieni tutto sotto controllo dall’inizio alla fine!
Il lavoro dell'organizzatore di conferenze di ogni tipo consiste principalmente nel telefonare, consultare cataloghi e offerte su Internet, negoziare i prezzi, informare sull'evento e prendere decisioni. È un ampio insieme di compiti, ma svolgerli dà molta soddisfazione! Perché tutto proceda secondo il piano stabilito, devi tenere il polso della situazione. Ciò significa – non aver paura di chiamare, assicurarti, chiedere la conferma della partecipazione, ricordare agli sponsor la scadenza per la decisione, fissare una degustazione del catering, o andare personalmente in hotel per verificare quali siano le possibilità di quella struttura. Come organizzare efficacemente un evento simile? Prima di tutto pianificando – più dettagli annoti, meglio è!
Vale la pena organizzare conferenze di settore?
Questo compito richiede creatività, ma anche capacità di pianificazione e conoscenza del marketing. Devi sapere quali argomenti possono interessare i potenziali partecipanti e quali relatori saranno figure apprezzate nel settore e attrarranno la presenza di potenziali acquirenti di biglietti. Organizzare conferenze aziendali non è certamente un compito facile, ma molto gratificante. Permette di ampliare la propria rete di conoscenze, esercitare le abilità negoziali e mettersi alla prova come persona capace di gestire efficacemente situazioni di emergenza. Se l'evento genera profitto e soddisfazione, vale sicuramente la pena investire in esso!
Perché conviene scegliere l'offerta degli hotel per le conferenze?
Più grande è l'evento, più è difficile trovare una sala di dimensioni adeguate, il numero di sedie o un impianto audio che soddisfi le esigenze. Inoltre, potrebbe essere difficile trovare la possibilità di pernottare nelle vicinanze – e devi considerare che molte persone decideranno di venire all'evento da lontano, quindi probabilmente saranno interessate all'alloggio. Come organizzare una conferenza aziendale che soddisfi tutti? Scegliere un'offerta collaudata di hotel situati in luoghi incantevoli – dove c'è molto da vedere nel tempo libero, dopo la conclusione di tutte le presentazioni. Inoltre, dispongono di una loro base di alloggio e catering, il che facilita notevolmente la logistica e può influire sulla riduzione dei costi dell'evento!
Scegli una conferenza in un hotel fuori città e approfitta dei vantaggi di questa decisione!
Non si può nascondere che, oltre alla possibilità di scambiare opinioni ed esperienze tra persone del settore, l'organizzazione di conferenze serve anche a guadagnare denaro. Se pianifichi tutto con il giusto anticipo e realizzi passo dopo passo i tuoi obiettivi, sicuramente riuscirai ad attirare folle. Punta a un po' di creatività e lasciala agire, e sicuramente attirerai al tuo evento persone grazie alle quali otterrai successo! Ricorda: più impegno ci metterai, più soddisfacente sarà il risultato del tuo lavoro. Approfitta dei nostri sette suggerimenti per la realizzazione di eventi e fai tutto il possibile perché siano un successo!