Hotel Panorama
Wie man eine Konferenz organisiert – 7 Dinge, an die man denken muss
Haben Sie die Aufgabe, ein großes Treffen mit geschäftlichem oder wissenschaftlichem Charakter zu planen? Dann müssen Sie Ihr Bestes geben und verhindern, dass irgendetwas außerhalb Ihrer Kontrolle gerät! Die Arbeit an einem für Sie wichtigen Ereignis kann schwierig sein, Kreativität und unkonventionelles Denken erfordern, aber sie wird sicherlich befriedigend sein. Wie organisiert man eine Geschäftskonferenz? Es reicht, sich an diese sieben grundlegenden Tipps zu erinnern, die wir unten vorstellen!
Was du wissen musst, bevor du mit den Details beginnst
Sie sind dafür verantwortlich, viele Personen einzuladen. Sie sollten "bereit" ankommen, an einem zugewiesenen Platz Platz nehmen und den Vortragenden zuhören sowie aktiv an Diskussionen teilnehmen. Wie leicht zu vermuten ist, erfordert die Organisation von Business-Konferenzen eine reibungslose Logistik. Bevor Sie also Termine vereinbaren, überlegen Sie genau, wie Ihr Aktionsplan aussehen soll. Wie viele Personen möchten Sie einladen? Interessiert Sie der nächstmögliche freie Termin oder sind Sie bereit, auch einige Monate zu warten? Möchten Sie alles selbst erledigen oder eine Eventfirma beauftragen? Was, wo, zu welchem Preis und auf welche Weise? Das sind Fragen, die Sie sich beantworten müssen, bevor Sie starten. Hier sind 7 Tipps, die Ihnen dabei helfen, alles bis ins kleinste Detail zu planen!
- Erstellen Sie den Ablaufplan der Konferenz. Sie müssen wissen, wie viele Personen Sie einladen möchten und wie die Tische im Konferenz- und Bankettsaal angeordnet werden sollen (werden Tische benötigt oder genügen Stühle?) sowie ob ein separater Bankettsaal notwendig ist oder nur ein kurzer, kleiner Imbiss stattfindet. Überlegen Sie, worüber Sie sprechen wollen, wählen Sie die Referenten aus und legen Sie die Redezeiten fest. Das hilft Ihnen ungefähr einzuschätzen, wie lange die Veranstaltung dauern wird und ob es nötig ist, sie auf zwei oder drei Tage auszudehnen. Klären Sie zuerst, worauf Sie Wert legen, und suchen Sie dann nach Firmen, die in der Lage sind, ihr Angebot an Ihre Erwartungen anzupassen.
- Informieren Sie die Referenten. Sie sind die Säule der Business-Konferenz, deshalb geben Sie ihnen genug Zeit, um ihre Vorträge vorzubereiten – sogar mehrere Monate. Finden Sie angesehene Personen in der Branche, präsentieren Sie ihnen Ihre Idee zum Thema der Veranstaltung und bieten Sie eine angemessene Vergütung an. Machen Sie vorher Branchenrecherche – lesen Sie, was die Teilnehmer gerne hören möchten, und passen Sie die Art der Veranstaltungen entsprechend an.
- Legen Sie das Budget fest. Mal ehrlich, Geld ermöglicht es Ihnen, eine Business-Konferenz mit großen Ambitionen zu organisieren und durch kostenpflichtige Eintritte Gewinn zu machen. Versuchen Sie, Sponsoren für die Veranstaltung zu finden und klären Sie, wie viel Sie ausgeben können. Sie können versuchen, die Teilnehmerzahl zu erhöhen und nach einer Location suchen, die Ihnen entgegenkommt, indem sie den Preis senkt, wenn Sie eine bestimmte Anzahl an Übernachtungen buchen oder Catering bestellen.
- Bestimmen Sie Datum und Ort. Das eine hängt mit dem anderen zusammen, denn für die Organisation einer Business-, Handels- oder Pressekonferenz müssen Sie den passenden Saal auswählen, der an dem betreffenden Termin frei ist. Eine gute Wahl ist die Buchung von Hotels, die nicht nur umfangreiche Konferenzräumlichkeiten, eine Unterkunftsbasis, sondern auch die Möglichkeit vor Ort Catering anzubieten, haben. Es lohnt sich, zu klären, wie viele Zimmer zu diesem Zeitpunkt verfügbar sind, um den Teilnehmern eine Übernachtung im Ticketpreis anbieten zu können.
- Denken Sie an das Catering. Entgegen der Annahme ist das keine Kleinigkeit, denn Personen, die sich viele Stunden in ihrer Branche schulen wollen, werden schon nach ein oder zwei Stunden hungrig. Sie dürfen nicht zulassen, dass sie den Saal verlassen, um nach Snacks zu suchen, da dies einen Eindruck von Chaos erzeugt. Die Organisation einer Konferenz beinhaltet unter anderem die Erstellung eines Plans, der Vorträge und Pausen vorsieht – etwa für Kaffee oder Imbiss, sogar ein festliches Bankett zum Abschluss der Veranstaltung. Wenn Sie eine Veranstaltung im Hotel wählen, haben Sie die Sicherheit, dass das gesamte Essen vor Ort vom Küchenchef zubereitet und zur festgelegten Zeit frisch und perfekt abgestimmt geliefert werden kann.
- Vergessen Sie die Promotion nicht! Die Organisation von Business-Konferenzen und anderen Veranstaltungen erfordert die Gewinnung von vorläufigen Anmeldungen von Personen, die an einem Ticketkauf interessiert sind. Sie müssen deshalb die Veranstaltung bekannt machen – durch Werbung in sozialen Medien, Ankündigungen auf Branchenportalen, Mundpropaganda oder sogar durch Anrufe mit Einladungen an potenziell interessierte Firmen.
- Arbeiten Sie mit einem erfahrenen Veranstaltungsorganisator in dem Hotel zusammen. Es ist sehr wichtig, selbstständig zu arbeiten, aber auch zu wissen, wann Unterstützung notwendig ist. Die Person, die für die Durchführung von Business-Konferenzen in der jeweiligen Hotelanlage verantwortlich ist, kennt die verfügbaren Säle und Ausstattung am besten, weiß über die Stärken und Schwächen des Ortes Bescheid und wie man verschiedenen potenziellen Problemen begegnet, die während der Veranstaltung auftreten können. Gehen Sie eine Zusammenarbeit mit ihr ein und seien Sie offen für Vorschläge. Behalten Sie den Überblick von Anfang bis Ende!
Die Arbeit eines Veranstaltungsorganisators jeglicher Art besteht hauptsächlich darin, Telefonate zu führen, Kataloge und Angebote im Internet zu durchstöbern, Preise zu verhandeln, über die Veranstaltung zu informieren und Entscheidungen zu treffen. Das ist ein sehr umfangreiches Aufgabengebiet, aber die Durchführung bereitet viel Zufriedenheit! Damit alles nach dem festgelegten Plan verläuft, musst du stets am Ball bleiben. Das bedeutet – hab keine Angst zu telefonieren, dich zu vergewissern, um die Teilnahmebestätigung zu bitten, die Sponsoren an den Entscheidungszeitpunkt zu erinnern, Verkostungstermine für das Catering zu vereinbaren oder persönlich ins Hotel zu fahren, um die Möglichkeiten der Unterkunft zu prüfen. Wie organisiert man eine solche Veranstaltung reibungslos? Vor allem durch Planung – je mehr Details du festhältst, desto besser!
Lohnt es sich, Fachkonferenzen zu veranstalten?
Diese Aufgabe erfordert Kreativität, aber auch Planungsfähigkeiten und Marketingkenntnisse. Sie müssen wissen, welche Themen potenzielle Teilnehmer interessieren könnten und welche Referenten in der Branche geschätzt werden und durch ihre Anwesenheit potenzielle Ticketkäufer anziehen. Die Organisation von Geschäftskonferenzen ist definitiv keine leichte, aber eine sehr befriedigende Aufgabe. Sie ermöglicht es, den eigenen Bekanntenkreis zu erweitern, Verhandlungsfähigkeiten zu trainieren und sich als Person zu beweisen, die geschickt Krisen bewältigt. Wenn die Veranstaltung Gewinn und Zufriedenheit bringt, ist es sicher lohnenswert, darin zu investieren!
Warum lohnt es sich, auf das Konferenzangebot von Hotels zu setzen?
Je größer die Veranstaltung ist, desto schwieriger ist es, einen Saal mit der passenden Größe, der Anzahl der Stühle oder der geeigneten Beschallung zu finden, die den Anforderungen gerecht wird. Außerdem kann es schwierig sein, in der Nähe eine Übernachtungsmöglichkeit zu finden – und du musst berücksichtigen, dass viele Personen möglicherweise von weit her anreisen, daher sind sie wahrscheinlich an einer Übernachtung interessiert. Wie organisiert man eine Business-Konferenz, die allen gerecht wird? Setze auf bewährte Angebote von Hotels in malerischen Gegenden – solche, in denen es viel zu sehen gibt in der Freizeit, nachdem alle Vorträge beendet sind. Außerdem verfügen sie über eigene Übernachtungs- und Cateringkapazitäten, was die Logistik erheblich erleichtert und auch die Kosten der Veranstaltung senken kann!
Setze auf eine Konferenz in einem Hotel außerhalb der Stadt und profitiere von dieser Entscheidung!
Es lässt sich nicht leugnen, dass die Organisation von Konferenzen neben dem Austausch von Meinungen und Erfahrungen unter Branchenkollegen auch dem Geldverdienen dient. Wenn Sie alles rechtzeitig planen und Punkt für Punkt Ihre Vorhaben umsetzen, werden Sie sicherlich Massen anziehen. Setzen Sie auf ein wenig Kreativität und lassen Sie sie wirken, und Sie werden garantiert Personen zu Ihrer Veranstaltung bringen, dank derer Sie Erfolg haben! Denken Sie daran – je mehr Aufwand Sie investieren, desto befriedigender wird das Ergebnis Ihrer Arbeit sein. Nutzen Sie unsere sieben Tipps zur Durchführung von Events und tun Sie alles, was in Ihrer Macht steht, damit sie erfolgreich sind!