Hotel Panorama

1. Stanovte plán konference. Musíte vědět, kolik osob chcete pozvat a jakým způsobem mají být uspořádány stoly v konferenční a banketové místnosti (budete potřebovat stoly, nebo postačí jen židle?), a také jestli bude nezbytná samostatná banketová místnost, nebo jestli se uskuteční pouze krátké malé občerstvení. Rozmyslete si, o čem budete hovořit, vyberte přednášející a určete čas jejich vystoupení. To vám umožní přibližně odhadnout, jak dlouho bude setkání trvat, a jestli bude třeba rozložit jej na dva či tři dny. Nejprve si upřesněte, na čem vám záleží, a pak vyhledejte firmy, které jsou schopny přizpůsobit svou nabídku vašim očekáváním.
2. Informujte přednášející. Jsou pilířem obchodní konference, proto jim dejte čas na přípravu prezentací – i několik měsíců. Najděte osoby ceněné v daném oboru, představte jim svůj nápad na témata setkání a navrhněte vhodné odměny. Předtím si proveďte průzkum v oboru – přečtěte si, o čem by účastníci rádi slyšeli, a přizpůsobte charakter setkání jim.
3. Stanovte rozpočet. Peníze vám umožní uspořádat obchodní konferenci s patřičnou šíří a také na ní vydělat díky placeným vstupenkám. Snažte se najít sponzory akce a upřesněte, kolik máte k dispozici. Můžete usilovat o zvýšení počtu míst pro účastníky a hledat zařízení, které vám vyjde vstříc snížením ceny výměnou za rezervaci konkrétního počtu noclehů či objednávku cateringu.
4. Ujistěte se o termínu a místě. Tyto dvě věci spolu souvisejí – pro uspořádání obchodní, prodejní nebo tiskové konference musíte vybrat vhodnou místnost, která je dostupná ve vybraném termínu. Dobrou volbou je nabídka hotelů, které mají nejen rozsáhlé konferenční zázemí, ubytovací kapacity, ale také možnost přímo na místě zajistit catering. Vyplatí se zjistit, kolik pokojů bude v daném termínu volných, abyste mohli nabídnout účastníkům ubytování v ceně vstupenky.
5. Pomyslete na catering. Na rozdíl od zdání to není maličkost, protože lidé, kteří se několik hodin vzdělávají ve svém oboru, jistě po hodině či dvou pocítí hlad. Nemůžete dovolit, aby opouštěli sál za hledáním občerstvení – vytvořilo by to dojem chaosu. Organizace konference zahrnuje přípravu plánu, který počítá s přednáškami a přestávkami – na kávu, občerstvení nebo dokonce slavnostní banket na závěr akce. Při výběru akce v hotelu máte jistotu, že veškeré jídlo může být připraveno na místě šéfkuchařem a doručeno ve stanovený čas – čerstvé a dokonale připravené.
6. Nezapomeňte na propagaci! Organizace obchodních a jiných konferencí je spojena s potřebou získat předběžné závazky od lidí, kteří budou mít zájem si lístek koupit. Proto musíte vypustit do světa informace o akci – zakoupením reklam na sociálních sítích, zveřejněním oznámení na oborových portálech, šířením zprávy ústně či přímo telefonováním s pozvánkami potenciálně zájemcům firmám.
7. Navážete spolupráci se zkušeným organizátorem akcí v daném hotelu. Je velmi důležité být samostatný ve své práci, ale vědět, kdy požádat o pomoc. Osoba odpovědná za realizaci obchodních konferencí v hotelovém zařízení nejlépe ví, jaké sály a vybavení jsou k dispozici, jaké jsou silné a slabé stránky místa a jak řešit různé problémy, které mohou během akce vzniknout. Navážete s ní spolupráci a buďte otevření návrhům. Mějte vše pod kontrolou od začátku až do konce!

Práce organizátora konferencí jakéhokoli typu spočívá především v telefonování, prohlížení katalogů a nabídek na internetu, vyjednávání cen, informování o akci a přijímání rozhodnutí. Je to velmi široký rozsah povinností, ale jejich splnění přináší spoustu uspokojení! Aby vše proběhlo podle stanoveného plánu, musíš mít ruku na tepu dění. To znamená – neboj se volat, ujišťovat se, žádat o potvrzení příjezdu, připomínat sponzorům termín rozhodnutí, domlouvat degustaci cateringu nebo osobně jet do hotelu, abys zjistil, jaké jsou možnosti tohoto zařízení. Jak takovou akci zorganizovat efektivně? Především plánováním – čím více detailů zapíšeš, tím lépe!