Hotel Panorama

1. Nustatykite konferencijos planą. Turite žinoti, kiek žmonių norite pakviesti ir kaip turi būti išdėstyti stalai konferencijų bei banketų salėje (ar reikės stalų, ar užteks tik kėdžių?) ir ar bus reikalinga atskira banketo salė, ar vyks tik trumpas užkandis. Pagalvokite, apie ką kalbėsite, pasirinkite pranešėjus ir nurodykite jų pasirodymų trukmę. Tai padės apytiksliai įvertinti, kiek ilgai truks susitikimas, ir ar reikės jį pratęsti iki dviejų ar trijų dienų. Pirmiausia aiškiai apibrėžkite savo prioritetus, o tada ieškokite įmonių, kurios gali pritaikyti savo pasiūlymą pagal jūsų lūkesčius.
2. Informuokite pranešėjus. Jie yra verslo konferencijos pamatukas, todėl duokite jiems laiko pasiruošti savo pranešimams – net kelis mėnesius. Suraskite pripažintus tam tikros srities ekspertus, pristatykite jiems savo idėją apie susitikimų tematiką ir pasiūlykite tinkamą atlygį. Prieš tai atlikite rinkos tyrimą – skaitykite, apie ką dalyviai norėtų klausytis, ir pritaikykite renginio pobūdį jiems.
3. Nustatykite biudžetą. Nebūkime naivūs, pinigai leis jums surengti verslo konferenciją dideliu mastu ir tuo pačiu uždirbti iš mokamų bilietų. Stenkitės rasti šio renginio rėmėjus ir tiksliai nustatyti, kiek galite išleisti. Galite siekti padidinti dalyvių vietų skaičių ir ieškoti vietos, kuri jums palanki, sumažindama kainą mainais už tam tikrą nakvynių skaičiaus rezervavimą ar maitinimo užsakymą.
4. Nustatykite datą ir vietą. Vienas yra susijęs su kitu, nes norint surengti verslo, prekybos ar spaudos konferenciją, turite pasirinkti tinkamą salę, kurioje būtų laisva data. Gera idėja yra pasirinkti viešbučius, kurie turi ne tik dideles konferencines patalpas, apgyvendinimo bazę, bet ir galimybę vietoje paruošti maitinimą. Vertinga sužinoti, kiek kambarių šiuo metu yra laisvų, kad galėtumėte pasiūlyti dalyviams nakvynę įeinantį į bilieto kainą.
5. Pagalvokite apie maitinimą. Priešingai nei atrodo, tai nėra smulkmena, nes asmenys, kurie planuoja ilgai mokytis savo srityje, tikrai pajus alkį jau po valandos ar dviejų. Negalima leisti jiems išeiti iš salės ieškant užkandžių, nes tai sukurs chaoso įspūdį. Konferencijos organizavimas apima planavimą su pranešimais ir pertraukomis – kavos ar užkandžių pertraukomis, o gal net iškilmingu banketu renginio pabaigoje. Rengdami renginį viešbutyje, turėsite garantiją, kad visas maistas bus paruoštas vietoje šefpavakario ir pristatytas tiksliai numatytu laiku – šviežias ir puikiai paruoštas.
6. Nepamirškite reklamos! Verslo ir kitų konferencijų organizavimas reiškia pradinės suinteresuotų asmenų deklaracijos gavimą, kurie norės įsigyti bilietą. Todėl turite paskleisti informaciją apie renginį – pirkti reklamą socialiniuose tinkluose, skelbti pranešimus pramonės portaluose, skleisti žinią iš lūpų į lūpas ar net skambinti su kvietimais potencialiai suinteresuotoms įmonėms.
7. Bendradarbiaukite su patyrusiu renginių organizatoriumi tame viešbutyje. Labai svarbu būti savarankišku savo darbe, bet taip pat žinoti, kada kreiptis pagalbos. Asmuo, atsakingas už verslo konferencijų organizavimą tame viešbučio objekte, geriausiai žinos, kokiomis salėmis ar įranga disponuoja, kokios vietos stiprios ir silpnosios pusės, ir kaip spręsti galimas problemas, kurios gali kilti renginio metu. Užmegzkite su juo bendradarbiavimą ir būkite atviri pasiūlymams. Laikykite ranką ant pulso nuo pradžios iki pabaigos!

Konferencijų organizatoriaus darbas bet kokio tipo renginiams daugiausia susideda iš skambučių, katalogų ir internetinių pasiūlymų peržiūros, kainų derinimo, informacijos apie renginį teikimo ir sprendimų priėmimo. Tai labai platus pareigų spektras, tačiau jų atlikimas suteikia daug pasitenkinimo! Kad viskas vyktų pagal numatytą planą, turite nuolat sekti situaciją. Tai reiškia – nebijokite skambinti, patikrinti, prašyti patvirtinimo atvykimui, priminti rėmėjams apie sprendimo priėmimo terminą, derinti maisto tiekimo degustaciją ar asmeniškai nuvykti į viešbutį, kad patikrintumėte objekto galimybes. Kaip efektyviai suorganizuoti tokį renginį? Visų pirma – planuodami – kuo daugiau detalių užrašysite, tuo geriau!