Hotel Panorama

Ako zorganizovať konferenciu – 7 vecí, na ktoré treba pamätať

Dozvedeli ste sa, že máte naplánovať veľké stretnutie obchodného alebo vedeckého charakteru? V takom prípade musíte dať zo seba všetko a nedovoliť, aby sa čokoľvek dostalo mimo vašu kontrolu! Práca na dôležitej udalosti pre vás môže byť náročná, vyžadovať kreativitu a neotrelý prístup, no určite bude uspokojujúca. Ako zorganizovať obchodnú konferenciu? Stačí si zapamätať tých sedem základných rád, ktoré nižšie prezentujeme!

Čo musíte vedieť, skôr ako sa pustíte do konkrétov?

Zodpovedáte za pozvanie viacerých osôb. Mali by prísť "pripravení", usadiť sa na vyznačenom mieste a vypočuť si prednášajúcich, ako aj aktívne sa zapojiť do diskusií. Ako je ľahko pochopiteľné, organizácia obchodných konferencií vyžaduje efektívnu logistiku, preto predtým, než začnete dohodovať termíny, dôkladne zvážte, aký by mal byť Váš plán. Koľko ľudí chcete pozvať? Zaujíma vás najbližší voľný termín, alebo ste ochotní počkať aj niekoľko mesiacov? Chcete sa o všetko postarať sami, alebo si najmete eventovú firmu? Čo, kde, za koľko, akým spôsobom? Toto sú otázky, na ktoré si musíte odpovedať predtým, než začnete. Tu je 7 tipov, ktoré vám pomôžu všetko dotiahnuť do dokonalosti!

Stanovte plán konferencie. Musíte vedieť, koľko osôb chcete pozvať a akým spôsobom majú byť usporiadané stoly v konferenčnej a banketovej sále (budú potrebné stoly, alebo budú stačiť iba stoličky?) a či bude nevyhnutná samostatná banketová sála, alebo sa uskutoční iba krátky, malý obed. Premyslite si, o čom budete hovoriť, vyberte prednášajúcich a určte čas ich vystúpení. To vám pomôže aspoň približne odhadnúť, ako dlho bude stretnutie trvať, a či bude potrebné jeho rozšírenie na dva alebo tri dni. Najskôr si ujasnite, na čom vám záleží, a potom vyhľadajte firmy, ktoré sú schopné prispôsobiť sa vašim očakávaniam so svojou ponukou.
Informujte prednášajúcich. Oni sú základom biznisovej konferencie, preto im dajte čas na prípravu ich vystúpení – aj niekoľko mesiacov. Nájdite ľudí vážených v danom odvetví, predstávte im svoj nápad na tému stretnutí a ponúknite primeranú odmenu. Pred tým, ako to urobíte, urobte prieskum v odvetví – prečítajte si, o čom by chceli účastníci počuť a prispôsobte charakter stretnutí im.
Určte rozpočet. Nechcem klamať, peniaze vám umožnia zorganizovať biznisovú konferenciu s veľkoleposťou a zároveň na nej zarobiť vďaka plateným vstupenkám. Snažte sa nájsť sponzorov tohto podujatia a ujasnite si, koľko máte k dispozícii na výdavky. Môžete sa pokúsiť zvýšiť počet miest pre účastníkov a tiež hľadať zariadenie, ktoré vám vyjde v ústrety znížením ceny výmenou za rezervovanie určitého počtu nocľahov alebo objednanie cateringu.
Stanovte dátum a miesto. Jedno súvisí s druhým, pretože na organizovanie biznisovej, obchodnej alebo tlačovej konferencie musíte vybrať vhodnú sálu, ktorá musí mať voľný termín. Dobrou voľbou je rozhodne ponuka hotelov, ktoré majú nielen silnú konferenčnú infraštruktúru, ubytovaciu kapacitu, ale aj možnosť zabezpečiť catering na mieste. Stojí za to zistiť, koľko izieb bude v danom termíne dostupných, aby ste mohli účastníkom ponúknuť ubytovanie v cene vstupenky.
Zvážte catering. Napriek zdaniu to nie je maličkosť, pretože ľudia, ktorí sa budú niekoľko hodín školíť vo svojom odbore, určite už po hodine alebo dvoch pocítia hlad. Nemôžete dovoliť, aby opúšťali sálu v hľadaní občerstvenia, pretože to vytvorí dojem chaosu. Organizácia konferencie znamená aj prípravu plánu, ktorý zahŕňa prednášky a prestávky – na kávu alebo občerstvenie, či dokonca slávnostný banket na záver podujatia. Pri výbere podujatia v hoteli máte istotu, že celé jedlo môže byť pripravené priamo na mieste šéfkuchárom a doručené v presnom čase – čerstvé a dokonale spracované.
Nezabudnite na propagáciu! Organizácia biznisových a iných konferencií vyžaduje získanie predbežných deklarácií osôb, ktoré budú mať záujem kúpiť si lístok. Preto musíte vypustiť informáciu o podujatí do sveta – zakúpením reklamy na sociálnych sieťach, zverejnením oznámení na odborných portáloch, šírením správy ústnym podaním alebo priamym volaním so zvaním potenciálne záujemcových firiem.
Spolupracujte s skúseným organizátorom podujatí v danom hoteli. Je veľmi dôležité byť samostatný vo svojej práci, ale zároveň vedieť, kedy požiadať o podporu. Osoba zodpovedná za realizáciu biznisových konferencií v danom hotelovom objekte najlepšie pozná, s akými sálami či vybavením disponuje, aké sú silné a slabé stránky daného miesta a ako riešiť rôzne problémy, ktoré môžu vzniknúť počas podujatia. Nadviažte s ňou spoluprácu a buďte otvorení návrhom. Majte situáciu pevne pod kontrolou od začiatku až do konca!

Práca organizátora konferencií všetkých typov spočíva predovšetkým v telefonovaní, prezeraní katalógov a ponúk na internete, rokovaní o cenách, informovaní o podujatí a prijímaní rozhodnutí. Je to veľmi široký rozsah povinností, no ich splnenie prináša veľa spokojnosti! Aby všetko prebehlo podľa dohodnutého plánu, musíš mať situáciu pod kontrolou. To znamená – neboj sa volať, uisťovať sa, žiadať o potvrdenie účasti, pripomínať sponzorom termín rozhodnutia, dohodnúť si degustáciu cateringu alebo osobne ísť do hotela, aby si zistil, aké má objekt možnosti. Ako zorganizovať takéto podujatie efektívne? Predovšetkým plánovaním – čím viac detailov si zapíšeš, tým lepšie!

Oplatí sa organizovať odborné konferencie?

Táto úloha vyžaduje kreativitu, ale aj schopnosť plánovať a znalosť marketingu. Musíte vedieť, ktoré témy môžu zaujať potenciálnych účastníkov a ktorí prednášajúci budú osobami cenenými v odbore a ktorí prilákajú svojou prítomnosťou potenciálnych kupcov lístkov. Organizácia biznis konferencií rozhodne nie je jednoduchá, ale veľmi uspokojivá úloha. Umožňuje rozšíriť váš okruh známostí, precvičiť vyjednávacie schopnosti a overiť sa ako osoba, ktorá efektívne rieši problémy. Ak event prináša zisk a spokojnosť – určite stojí za to do neho investovať!

Prečo sa oplatí staviť na ponuku hotelov v oblasti konferencií?

Čím väčšia je udalosť, tým ťažšie je nájsť konkrétnu veľkosť sály, počet stolov či vhodné ozvučenie, ktoré vyhovie potrebám. Čo viac, môže byť tiež ťažké zabezpečiť možnosť prenocovania v blízkom okolí – a musíte mať na pamäti, že mnoho ľudí sa rozhodne prísť na event z ďaleka, preto pravdepodobne budú mať záujem o ubytovanie. Ako zorganizovať biznis konferenciu, ktorá bude vyhovovať všetkým? Staviť na overenú ponuku hotelov nachádzajúcich sa v malebných miestach – takých, kde je veľa čo vidieť vo voľnom čase po skončení všetkých prednášok. Okrem toho disponujú vlastnou ubytovacou a cateringovou základňou, čo výrazne uľahčuje logistiku, a tiež môže mať vplyv na zníženie nákladov na udalosť!

Zvoľte konferenciu v hoteli mimo mesta a využite výhody tohto rozhodnutia!

Nedá sa skrývať, že okrem možnosti výmeny názorov a skúseností medzi ľuďmi z odvetvia, organizácia konferencie slúži aj na zarábanie peňazí. Ak všetko naplánuješ s dostatočným predstihom a bod po bode budeš realizovať svoje zámery, určite sa ti podarí prilákať davy ľudí. Stav na trochu kreativity a nechaj ju pôsobiť, a určite prilákaš na svoju akciu osoby, vďaka ktorým dosiahneš úspech! Pamätaj – čím viac úsilia do toho vložíš, tým uspokojivejší bude výsledok tvojej práce. Využi našich sedem tipov týkajúcich sa realizácie eventov a urob všetko, čo je v tvojich silách, aby boli úspešné!