Hôtel Panorama

Comment organiser une conférence – 7 choses à ne pas oublier

Vous avez la tâche de planifier une grande réunion à caractère professionnel ou scientifique ? Dans ce cas, vous devez donner le meilleur de vous-même et éviter que quoi que ce soit ne sorte de votre contrôle ! Travailler sur un événement important pour vous peut être difficile, requérir de la créativité et une approche originale, mais ce sera assurément gratifiant. Comment organiser une conférence d'affaires ? Il suffit de se souvenir de ces sept conseils de base que nous présentons ci-dessous !

Que devez-vous savoir avant de passer aux détails ?

Vous êtes responsable d'inviter plusieurs personnes. Elles doivent arriver "prêtes", s'asseoir à l'endroit désigné et écouter les intervenants, ainsi que participer activement aux discussions. Comme vous pouvez le deviner, l'organisation des conférences d'affaires nécessite une logistique efficace, alors avant de commencer à fixer des dates, réfléchissez bien à ce que doit être votre plan d'action. Combien de personnes voulez-vous inviter ? Êtes-vous intéressé par la première date disponible ou êtes-vous prêt à attendre plusieurs mois ? Voulez-vous vous occuper de tout vous-même ou engager une agence événementielle ? Quoi, où, pour combien, comment ? Ce sont les questions auxquelles vous devez répondre avant de commencer. Voici 7 conseils qui vous aideront à tout finaliser parfaitement !

Établissez le programme de la conférence. Vous devez savoir combien de personnes vous souhaitez inviter ainsi que la disposition des tables dans la salle de conférence et la salle de banquet (auront-elles besoin de tables ou seulement de chaises ?) et si une salle de banquet séparée sera nécessaire, ou s'il s'agira seulement d'un court et petit rafraîchissement. Réfléchissez au sujet de vos discussions et choisissez les intervenants en déterminant la durée de leurs interventions. Cela vous permettra d’estimer approximativement la durée de la réunion et si elle devra être étalée sur deux ou trois jours. Précisez d'abord ce qui est important pour vous, puis recherchez des entreprises capables de répondre à vos attentes avec leur offre.
Informez les intervenants. Ce sont eux qui constituent la base de la conférence d'affaires, donc donnez-leur le temps de préparer leurs interventions, parfois plusieurs mois. Trouvez des personnes reconnues dans leur secteur, présentez-leur votre idée concernant le thème des rencontres et proposez une rémunération appropriée. Avant cela, renseignez-vous sur le secteur — lisez ce que les participants aimeraient entendre et adaptez la nature des rencontres à leurs attentes.
Définissez le budget. Soyons honnêtes, l'argent vous permettra d'organiser une conférence d'affaires avec ampleur et ainsi d'en tirer profit grâce aux billets payants. Essayez de trouver des sponsors pour cet événement et déterminez combien vous pouvez dépenser. Vous pouvez chercher à augmenter le nombre de places pour les participants, ainsi qu’à trouver un établissement qui vous accordera une remise en échange de la réservation d'un certain nombre de nuitées ou de la commande de la restauration.
Fixez la date et le lieu. Ces deux éléments sont liés, car pour organiser une conférence d’affaires, commerciale ou de presse vous devez choisir la salle appropriée disposant d'une date libre. Il est fortement conseillé de choisir la proposition d’hôtels qui disposent non seulement d'infrastructures conséquentes pour conférences, d'hébergements, mais aussi de la possibilité de préparer la restauration sur place. Il est utile de vérifier combien de chambres seront disponibles à cette date afin de pouvoir offrir un hébergement aux participants dans le prix du billet d’entrée.
Pensez à la restauration. Contrairement à ce que l'on pourrait penser, ce n’est pas une petite chose, car les personnes qui vont se former pendant plusieurs heures dans leur domaine ressentiront sûrement la faim au bout d'une ou deux heures. Vous ne pouvez pas permettre qu'ils quittent la salle en quête de collations, cela créerait une impression de chaos. L’organisation d’une conférence comprend notamment la préparation d’un planning incluant des interventions et des pauses – pour le café, les rafraîchissements ou même un banquet festif à la fin de l'événement. En choisissant un événement dans un hôtel, vous avez l'assurance que toute la nourriture peut être préparée sur place par le chef cuisinier et livrée à une heure précise — fraîche et parfaitement élaborée.
N’oubliez pas la promotion ! L’organisation de conférences d’affaires ou autres nécessite d’obtenir des déclarations préalables de personnes intéressées pour acheter un billet. Vous devez donc lancer l’information sur l’événement — en achetant des publicités sur les réseaux sociaux, en publiant des annonces sur des portails spécialisés, en diffusant l’information par bouche-à-oreille voire en appelant directement les entreprises potentiellement intéressées pour les inviter.
Collaborez avec un organisateur d’événements expérimenté dans l’hôtel. Il est très important d’être autonome dans votre travail, mais aussi de savoir quand demander du soutien. La personne responsable de la réalisation des conférences d’affaires dans cet établissement hôtelier connaîtra parfaitement les salles et équipements disponibles, les points forts et faibles du lieu et saura comment résoudre divers problèmes pouvant survenir pendant l’événement. Entamez une collaboration avec elle et soyez ouvert à ses propositions. Gardez le contrôle du début à la fin !

Le travail de l'organisateur de conférences de tout type consiste principalement à téléphoner, consulter des catalogues et des offres sur Internet, négocier les prix, informer sur l'événement et prendre des décisions. C'est un vaste éventail de responsabilités, mais les accomplir procure beaucoup de satisfaction ! Pour que tout se passe conformément au plan établi, vous devez rester vigilant. Cela signifie : n'hésitez pas à appeler, vérifier, demander une confirmation de présence, rappeler aux sponsors la date limite pour prendre une décision, prendre rendez-vous pour une dégustation de traiteur, ou vous rendre personnellement à l'hôtel pour voir quelles sont les possibilités de cet établissement. Comment organiser efficacement un tel événement ? Avant tout en planifiant – plus vous noterez de détails, mieux ce sera !

Est-il utile d'organiser des conférences sectorielles ?

Cette tâche nécessite de la créativité, mais aussi des compétences en planification et une connaissance du marketing. Vous devez savoir quels sujets peuvent intéresser les participants potentiels ainsi que quels conférenciers seront des personnes respectées dans le secteur et qui attireront par leur présence des acheteurs potentiels de billets. L'organisation de conférences d'affaires n'est certainement pas une tâche facile, mais très satisfaisante. Elle permet d'élargir son réseau de contacts, de pratiquer ses compétences en négociation et de se tester en tant que personne capable d'éteindre rapidement les incendies. Si l'événement est rentable et satisfaisant – cela vaut certainement la peine d'y investir !

Pourquoi choisir l'offre des hôtels en matière de conférences ?

Plus l'événement est grand, plus il est difficile de trouver une salle de taille précise, un nombre de chaises ou un système de sonorisation adéquat répondant aux besoins. De plus, il peut être difficile de trouver un hébergement à proximité - et vous devez prendre en compte que de nombreuses personnes décideront de venir à l'événement de loin, elles seront donc probablement intéressées par un logement. Comment organiser une conférence d'affaires qui conviendra à tout le monde ? Choisissez une offre fiable d'hôtels situés dans des endroits pittoresques - des lieux où il y a beaucoup à voir pendant le temps libre, après toutes les présentations. En outre, ils disposent de leur propre base d'hébergement et de restauration, ce qui facilite grandement la logistique et peut également contribuer à réduire les coûts de l'événement !

Choisissez une conférence dans un hôtel en périphérie et profitez des avantages de cette décision !

Il est indéniable qu'en plus de permettre l'échange de points de vue et d'expériences entre les professionnels du secteur, l'organisation de conférences sert également à générer des revenus. Si vous planifiez tout avec suffisamment d'avance et que vous réalisez vos projets étape par étape, vous réussirez certainement à attirer les foules. Misez sur un peu de créativité et laissez-la agir, et vous attirerez sans doute à votre événement des personnes grâce auxquelles vous atteindrez le succès ! N'oubliez pas : plus vous y mettrez d'efforts, plus le résultat de votre travail sera satisfaisant. Profitez de nos sept conseils pour la réalisation d'événements et faites tout votre possible pour qu'ils soient réussis !