Hotel Panorama

Kako organizirati konferenco – 7 stvari, na katere morate biti pozorni

Si naletel na načrtovanje velikega poslovnega ali znanstvenega srečanja? V tem primeru morate dati vse od sebe in preprečiti situacijo, v kateri bi karkoli ušlo vaši kontroli! Delo na pomembnem dogodku je lahko zahtevno, zahteva kreativnost in izviren pristop, vendar bo zagotovo zadovoljivo. Kako organizirati poslovno konferenco? Preprosto se morate držati teh sedmih osnovnih nasvetov, ki vam jih predstavljamo spodaj!

Kaj morate vedeti, preden se lotite podrobnosti?

Odgovorni ste za povabilo velikega števila oseb. Prišli bi morali "pripravljeni", sedeti na določenem mestu in poslušati predavatelje, prav tako pa aktivno sodelovati v razpravah. Kot lahko razberete, organizacija poslovnih konferenc zahteva učinkovito logistiko, zato preden začnete dogovarjati termine, natančno premislite, kakšen mora biti načrt vašega delovanja. Koliko oseb želite povabiti? Vas zanima najbližji prost termin ali ste pripravljeni počakati tudi nekaj mesecev? Želite vse urediti sami ali zaposliti agencijo za dogodke? Kaj, kje, za koliko, na kakšen način? To so vprašanja, na katera morate odgovoriti, preden začnete. Tukaj je 7 nasvetov, ki vam bodo pomagali vse urediti do popolnosti!

Določite načrt konference. Vedeti morate, koliko oseb želite povabiti in kako naj bodo postavljene mize v konferenčni in banketni dvorani (ali boste potrebovali mize ali bodo zadostovali samo stoli) ter ali bo potrebna ločena banketna dvorana ali bo le kratek, manjši prigrizek. Premislite, o čem boste govorili, izberite predavatelje in določite čas njihovih nastopov. To vam bo pomagalo približno oceniti, koliko bo srečanje trajalo in ali bo potrebno raztegniti ga na dva ali tri dni. Najprej natančno določite svoje zahteve, nato pa poiščite podjetja, ki se lahko prilagodijo vašim pričakovanjem s svojo ponudbo.
Obvestite predavatelje. Ti so steber poslovne konference, zato jim dajte dovolj časa, da pripravijo svoja predavanja – tudi več mesecev. Poiščite cenjene osebe v panogi, predstavite jim svojo idejo o temi srečanj in ponudite ustrezno plačilo. Pred tem opravite raziskavo panoge – preberite, o čem bi udeleženci radi poslušali, in prilagodite slog srečanj njim.
Določite proračun. Ne zavajajmo se, denar vam omogoča, da konferenco organizirate z veliko energije in hkrati zaslužite s plačljivimi vstopnicami. Poskušajte najti sponzorje dogodka in določite, koliko imate na razpolago. Lahko poskušate povečati število mest za udeležence in prav tako poiščete objekt, ki vam bo ugodil z nižjo ceno v zameno za rezervacijo določenega števila nočitev ali naročilo cateringa.
Določite datum in kraj. Eno je povezano z drugim, saj morate za organizacijo poslovne, trgovske ali tiskovne konference izbrati primerno dvorano, ki ima prost datum. Dobro je izbrati ponudbo hotelov, ki imajo ne samo obsežno konferenčno infrastrukturo in nastanitvene kapacitete, ampak tudi možnost priprave cateringa na kraju samem. Priporočljivo je preveriti, koliko sob bo na voljo na izbrani datum, da lahko udeležencem ponudite nastanitev v ceni vstopnice.
Poskrbite za catering. Nasprotno kot se zdi, to ni nepomemben detajl, saj bodo udeleženci, ki se bodo ure in ure strokovno izobraževali, zagotovo po eni ali dveh urah začutili lakoto. Ne smete dovoliti, da zapustijo dvorano v iskanju prigrizkov, ker bi to ustvarilo vtis kaosa. Organizacija konference vključuje pripravo načrta, ki vključuje predavanja in pavze – za kavo, prigrizke ali celo svečan banket ob zaključku dogodka. Če izberete dogodek v hotelu, imate zagotovilo, da se lahko vso hrano pripravi na kraju samem pod vodstvom kuhinjskega majstra in dostavi ob določenem času – sveža in odlično pripravljena.
Ne pozabite na promocijo! Organizacija poslovnih konferenc in drugih dogodkov zahteva, da pridobite začetne prijave oseb, ki jih zanima nakup vstopnice. Zato morate razširiti informacije o dogodku – z oglaševanjem na družbenih omrežjih, objavljanjem oglasov na strokovnih portalih, širjenjem novice po ustnem glasovanju ali celo z osebnimi telefonskimi vabili potencialno zainteresiranim podjetjem.
Sodelujte z izkušenim organizatorjem dogodkov v izbranem hotelu. Zelo pomembno je biti samostojen, vendar je tudi pomembno vedeti, kdaj poiskati podporo. Oseba, odgovorna za izvedbo poslovnih konferenc v določenem hotelskem objektu, bo najbolje poznala razpoložljive dvorane in opremo, tako kot prednosti in slabosti mesta ter kako rešiti različne težave, ki bi lahko nastale med dogodkom. Vzpostavite sodelovanje z njo in bodite odprti za predloge. Spremljajte dogodek od začetka do konca!

Delo organizatorja kongresov vseh vrst večinoma obsega telefoniranje, pregledovanje katalogov in ponudb na internetu, pogajanje o cenah, obveščanje o dogodku ter sprejemanje odločitev. To je zelo širok spekter nalog, a njihova izvedba prinaša veliko zadovoljstva! Da bi vse potekalo po dogovorjenem načrtu, moraš biti vedno na tekočem. To pomeni – ne boj se klicati, preverjati, prositi za potrditev prihoda, spomniti sponzorje na rok za odločitev, se dogovoriti za degustacijo cateringa ali osebno obiskati hotel, da preveriš možnosti tega objekta. Kako učinkovito organizirati tak dogodek? Predvsem s načrtovanjem – čim več podrobnosti zapišeš, tem bolje!

Ali se splača organizirati strokovne konference?

Ta naloga zahteva kreativnost, pa tudi sposobnost načrtovanja in poznavanje marketinga. Moraš vedeti, katera tema lahko zanima potencialne udeležence ter kateri predavatelji so cenjeni v panogi in bodo s svojo prisotnostjo pritegnili morebitne kupce vstopnic. Organizacija poslovnih konferenc zagotovo ni lahka naloga, a je zelo zadovoljiva. Omogoča ti razširiti krog poznanstev, izpopolniti pogajalske sposobnosti in se preizkusiti kot nekdo, ki hitro rešuje probleme. Če dogodki prinašajo dobiček in zadovoljstvo – vsekakor vredno vložiti!

Zakaj je pametno izbrati ponudbo hotelov na področju konferenc?

Ve večje kot je dogodek, težje je zagotoviti dvorano ustrezne velikosti, dovolj stolov ali primerno ozvočenje, ki bo zadovoljilo potrebe. Poleg tega je lahko težko zagotoviti prenočišče v bližini – in morate upoštevati, da se bo veliko ljudi odločilo za prihod na dogodek od daleč, zato bodo verjetno zainteresirani za nočitev. Kako organizirati poslovno konferenco, ki bo ustrezala vsem? Izberite preizkušeno ponudbo hotelov, ki se nahajajo na očarljivih lokacijah – takih, kjer je veliko za ogledati v prostem času po zaključku vseh predavanj. Poleg tega imajo lastno nastanitveno in catering storitev, kar precej olajša logistiko in lahko vpliva na znižanje stroškov dogodka!

Odločite se za konferenco v hotelu zunaj mesta in izkoristite prednosti te odločitve!

Ni mogoče skriti, da poleg možnosti izmenjave mnenj in izkušenj med strokovnjaki iz panoge, organizacija konference služi tudi zaslužku. Če vse načrtujete pravočasno in korak za korakom uresničujete svoje namene, boste zagotovo privabili množice. Zaupajte kančku ustvarjalnosti in dovolite, da deluje, saj boste tako gotovo pritegnili ljudi na svoj dogodek, s katerimi boste dosegli uspeh! Ne pozabite – več truda vložite, bolj bo rezultat vašega dela zadovoljiv. Izkoristite naših sedem nasvetov za izvedbo dogodkov in storite vse, kar je v vaši moči, da bodo uspešni!