Hotel Panorama
Cómo organizar una conferencia – 7 cosas que debes recordar
¿Te ha tocado planificar una gran reunión de carácter empresarial o científico? Entonces debes darlo todo y no permitir que nada se salga de tu control. Trabajar en un evento importante para ti puede ser difícil, requiere creatividad y un enfoque no convencional, pero sin duda será gratificante. ¿Cómo organizar una conferencia empresarial? Solo tienes que recordar estos siete consejos básicos que presentamos a continuación.
¿Qué debes saber antes de entrar en detalles?
Eres responsable de invitar a muchas personas. Deben llegar "listas", sentarse en el lugar asignado y escuchar a los ponentes, así como participar activamente en las discusiones. Como es fácil suponer, la organización de conferencias de negocios requiere una logística eficiente, por eso, antes de empezar a programar fechas, piensa detenidamente cuál debería ser tu plan de acción. ¿Cuántas personas quieres invitar? ¿Te interesa la fecha libre más cercana o puedes esperar incluso varios meses? ¿Quieres encargarte de todo por ti mismo o contratar una empresa de eventos? ¿Qué, dónde, por cuánto, de qué manera? Estas son preguntas que debes responderte antes de comenzar. ¡Aquí tienes 7 consejos que te facilitarán cerrar todo perfectamente!
- Establece el plan de la conferencia. Debes saber cuántas personas quieres invitar y cómo deben disponerse las mesas en la sala de conferencias y en la sala de banquetes (¿serán necesarias mesas o solo sillas?) y si será necesaria una sala de banquetes separada, o si solo habrá un breve y pequeño refrigerio. Piensa sobre qué hablarán y elige a los ponentes y determina el tiempo de sus intervenciones. Esto te permitirá estimar aproximadamente cuánto durará la reunión y si será necesario extenderla a dos o tres días. Primero aclara qué es lo que quieres, y luego busca empresas que puedan adaptarse a tus expectativas con su oferta.
- Informa a los ponentes. Ellos son el pilar de una conferencia empresarial, por lo que dales tiempo para preparar sus intervenciones, incluso varios meses. Encuentra personas valoradas en el sector, preséntales tu idea sobre la temática de las reuniones y ofrece una remuneración adecuada. Antes de hacer esto, investiga el sector: lee sobre lo que los participantes querrían escuchar y adapta el carácter de los encuentros a ellos.
- Define el presupuesto. Seamos realistas, el dinero te permitirá organizar una conferencia empresarial con magnitud y al mismo tiempo ganar gracias a entradas pagadas. Intenta encontrar patrocinadores para el evento y define cuánto puedes gastar. Puedes intentar aumentar el número de plazas para participantes, y también buscar un lugar que te sea favorable, rebajando el precio a cambio de reservar un número concreto de alojamientos o pedir servicio de catering.
- Fija la fecha y el lugar. Una cosa se relaciona con la otra, porque para organizar una conferencia empresarial, comercial o de prensa debes elegir la sala adecuada, y esta debe tener disponibilidad. Una buena opción es decantarse por la oferta de hoteles que cuentan no solo con amplias instalaciones para conferencias, base de alojamiento, sino también la posibilidad de preparar catering in situ. Es importante saber cuántas habitaciones estarán disponibles en esa fecha para poder ofrecer alojamiento a los participantes incluido en el precio de la entrada.
- Piensa en el catering. Contrario a lo que parece, esto no es un detalle menor, porque las personas que van a formarse durante muchas horas en su sector seguramente sentirán hambre después de una o dos horas. No puedes permitir que salgan de la sala buscando snacks, ya que esto crearía una sensación de caos. La organización de una conferencia incluye preparar un plan que contemple las ponencias y las pausas: para café o un refrigerio, e incluso una cena de gala para finalizar el evento. Al elegir un evento en un hotel, tienes la certeza de que toda la comida puede ser preparada en el lugar por el chef y entregada a una hora concreta, fresca y muy bien elaborada.
- ¡No olvides la promoción! Organizar conferencias empresariales o de cualquier otro tipo implica conseguir declaraciones preliminares de personas interesadas en comprar entradas. Por ello debes difundir la información del evento: comprando anuncios en redes sociales, publicando avisos en portales del sector, difundiendo mensajes de boca en boca o incluso llamando para invitar a empresas potencialmente interesadas.
- Colabora con un organizador de eventos experimentado en el hotel. Es muy importante ser autónomo en tu trabajo, pero también saber cuándo pedir apoyo. La persona responsable de realizar conferencias empresariales en ese hotel conocerá mejor qué salas o equipamiento están disponibles, cuáles son las fortalezas y debilidades del lugar y cómo resolver los problemas que puedan surgir. Establece colaboración con él y mantente abierto a sus propuestas. ¡Mantente alerta de principio a fin!
El trabajo del organizador de conferencias de todo tipo consiste principalmente en hacer llamadas telefónicas, consultar catálogos y ofertas en internet, negociar precios, informar sobre el evento y tomar decisiones. ¡Es un amplio rango de responsabilidades, pero realizarlas brinda mucha satisfacción! Para que todo salga según lo planeado, debes mantener el pulso. Es decir, no tengas miedo de llamar, asegurarte, pedir confirmación de asistencia, recordar a los patrocinadores la fecha límite para tomar decisiones, concertar una degustación de catering o visitar personalmente el hotel para verificar las posibilidades del establecimiento. ¿Cómo organizar un evento así de manera eficiente? Sobre todo planificando: ¡cuantos más detalles escribas, mejor!
¿Vale la pena organizar conferencias sectoriales?
Esta tarea requiere creatividad, pero también habilidades de planificación y conocimiento de marketing. Debes saber qué temas pueden interesar a los potenciales participantes y qué ponentes serán personas valoradas en la industria, y cuáles atraerán con su presencia a posibles compradores de entradas. Definitivamente, organizar conferencias de negocios no es una tarea fácil, pero sí muy satisfactoria. Permite ampliar tu red de contactos, practicar habilidades de negociación y demostrarse como alguien que apaga fuegos con eficacia. Si el evento genera ganancias y satisfacción, ¡definitivamente vale la pena invertir en él!
¿Por qué vale la pena apostar por la oferta de hoteles en materia de conferencias?
Cuanto más grande es el evento, más difícil es encontrar una sala de un tamaño específico, la cantidad de sillas o el sonido adecuado que satisfaga las necesidades. Además, puede ser difícil contar con la posibilidad de alojamiento en las cercanías, y debes tener en cuenta que muchas personas decidirán venir al evento desde lejos, por lo que probablemente estarán interesadas en el alojamiento. ¿Cómo organizar una conferencia de negocios que satisfaga a todos? Apostar por una oferta comprobada de hoteles ubicados en lugares encantadores, aquellos donde hay mucho qué ver en el tiempo libre, después de todas las ponencias. Además, cuentan con su propia base de alojamiento y catering, lo que facilita mucho la logística y también puede influir en la reducción de los costos del evento.
Elige una conferencia en un hotel fuera de la ciudad y aprovecha los beneficios de esta decisión
No se puede negar que además de la posibilidad de intercambiar opiniones y experiencias entre personas del sector, la organización de conferencias también sirve para ganar dinero. Si planificas todo con la debida antelación y sigues paso a paso tus objetivos, sin duda lograrás atraer multitudes. Apóyate en un poco de creatividad y déjala actuar, y seguramente atraerás a tu evento a personas gracias a las cuales alcanzarás el éxito. Recuerda: cuanto más esfuerzo pongas en ello, más satisfactorio será el resultado de tu trabajo. Aprovecha nuestros siete consejos sobre la realización de eventos y haz todo lo posible para que sean exitosos.